Comparar o que foi planejado com o que foi executado parece simples. O percentual de cumprimento do plano, porém, é apenas uma parte da análise.
Na rotina da manutenção existem atividades executadas parcialmente, preventivas antecipadas, atrasos, impedimentos, serviços realizados por terceiros, mudanças de programação e condições regulatórias. Em estruturas de manutenção mais complexas, entram ainda diferentes equipes, instalações, regionais, famílias de ativos e empresas de um mesmo grupo.
Nesse cenário, acompanhar o previsto x realizado na manutenção exige dados estruturados e rastreáveis, capazes de mostrar não apenas o resultado do período, mas também o contexto da execução.
O percentual de cumprimento é apenas o ponto de partida
O indicador de Manutenção Prevista x Realizada permite acompanhar o cumprimento do plano de manutenção a partir da relação entre as atividades planejadas e aquelas efetivamente executadas em determinado período.
Para o Planejamento e Controle da Manutenção (PCM), esse acompanhamento ajuda a identificar desvios e avaliar a evolução da execução do plano.
Análise de Ordens de Serviço programadas e executadas na manutenção
A ABRAMAN inclui o cumprimento da programação entre os indicadores abordados em seus conteúdos de Planejamento, Programação e Controle da Manutenção e relaciona o acompanhamento dos resultados à análise de desempenho e à tomada de decisão na manutenção.
A análise do indicador permite identificar diferenças entre o planejamento e a execução. Para compreender o que está por trás do resultado, no entanto, é preciso considerar as situações que fazem parte da rotina da manutenção.
O que existe por trás do percentual
Um plano de manutenção envolve mais do que atividades e datas. Cada execução está associada a recursos, equipes, homem-hora, materiais, custos, ativos e diferentes condições de execução.
Uma Ordem de Serviço pode ser executada apenas parcialmente. Nesse caso, tratar toda a ordem como concluída pode não representar o que ocorreu em campo. Da mesma forma, considerá-la integralmente como não realizada desconsidera o trabalho e o histórico que de fato foi executado.
Também existem manutenções preventivas e preditivas antecipadas. Uma condição identificada no ativo, uma oportunidade de execução ou uma alteração na programação pode levar uma atividade a ser realizada antes do período previsto. Sem esse contexto, a antecipação aparece apenas como uma diferença entre planejamento e execução.
Os impedimentos também interferem no cumprimento do plano. Uma atividade pode estar planejada, programada e com recursos definidos, mas não ser executada devido a restrições de acesso, indisponibilidade de recursos e/ou materiais, condições de segurança ou outras situações identificadas durante o processo.
Há ainda atividades realizadas por empresas terceirizadas, que precisam fazer parte do acompanhamento para manter uma visão consolidada da manutenção.
Essas situações mostram por que o indicador depende da forma como os dados são registrados e tratados ao longo do processo. O percentual informa o resultado, mas são as informações associadas à execução que ajudam a explicar como ele foi formado.
Do resultado às causas dos desvios
A análise do previsto x realizado não precisa se limitar à quantidade de atividades programadas e concluídas.
O cumprimento do plano pode ser relacionado a informações como homem-hora previsto e realizado, materiais previstos e utilizados, custos, antecipações, atrasos, equipes responsáveis, empresas executoras, planos de investimento e cumprimento de atividades regulatórias, como os Planos Mínimos de Manutenção do SAM/ONS para transmissoras de energia elétrica.
Uma atividade pode ter sido concluída no período programado e, ainda assim, ter consumido mais homem-hora do que o previsto, ou o inverso. Outra pode ter exigido materiais diferentes daqueles definidos no planejamento. Também pode haver concentração de atrasos ou impedimentos em determinado conjunto de atividades.
O percentual final pode até estar dentro da meta. Ainda assim, os dados que formam esse resultado podem revelar pontos de atenção que precisam ser considerados nos próximos ciclos de planejamento.
Para o PCM, essa visão permite avaliar não apenas se o plano foi cumprido, mas também a relação entre o que foi previsto e o que efetivamente foi necessário para executar as atividades de manutenção.
Para que essa análise seja possível, as informações do planejamento precisam permanecer conectadas ao que acontece durante a programação e a execução.
Do planejamento à execução em campo
A consistência do indicador começa antes da execução. O acompanhamento depende de um fluxo no qual as informações geradas durante o planejamento, a programação e a realização das atividades permaneçam conectadas.
A ABRAMAN aborda o Planejamento e Controle da Manutenção como um processo que envolve etapas como identificação e registro das demandas, planejamento, priorização, programação, execução e encerramento.
No EqM Manutenção, esse fluxo pode começar com as reuniões e a definição do Plano Anual de Trabalho, seguir para a geração das Ordens de Serviço, passar pela programação do PCM ou da supervisão, pela definição dos materiais, recursos e ferramental necessários e chegar à execução pela equipe de manutenção.
Para as equipes de campo, o aplicativo EqM Móvel permite que as informações sejam registradas por tablet ou celular durante a própria execução.
Impedimentos, execuções parciais, atividades realizadas por terceiros, preventivas e preditivas antecipadas e demais intercorrências passam a fazer parte do histórico da atividade. Os registros e logs gerados ao longo do processo contribuem para manter a rastreabilidade das informações.
Assim, o resultado do previsto x realizado é formado a partir dos registros do próprio processo de manutenção, reduzindo a necessidade de reconstruir posteriormente o que aconteceu em campo.
Com as informações registradas ao longo desse fluxo, a análise também pode avançar do resultado consolidado para os diferentes níveis da estrutura de manutenção.
Do indicador geral ao ponto onde o desvio aconteceu
Em estruturas de manutenção mais complexas, um indicador consolidado é apenas o ponto de partida.
Uma empresa pode apresentar um bom percentual geral de cumprimento do plano e, ao mesmo tempo, concentrar desvios em determinada regional, equipe ou família de ativos.
Por isso, a capacidade de estratificar as informações é importante para localizar onde esses desvios acontecem.
No EqM Manutenção, os resultados podem ser analisados em diferentes níveis da estrutura da manutenção, permitindo acompanhar informações por empresa, regional, equipe, família de ativos, instalações e o ativo em si.
Essa estratificação permite identificar regionais com maior concentração de atrasos, famílias de ativos com recorrência de antecipações, diferenças entre homem-hora previsto e realizado por equipe e atividades com maior incidência de impedimentos.
Em estruturas de manutenção geograficamente distribuídas ou compostas por diferentes empresas de um mesmo grupo, é possível partir do indicador consolidado e avançar até o nível em que o desvio ocorreu.
Localizar o desvio ajuda a compreender o resultado do período. Preservar esse histórico permite avançar para outra análise: identificar se determinadas situações são pontuais ou se estão se repetindo ao longo do tempo.
O histórico transforma execução em informação para o próximo planejamento
A análise do previsto x realizado também depende da capacidade de recuperar o histórico das atividades de manutenção.
Isso significa preservar a relação entre o que estava planejado, os recursos previstos, a programação definida, o que foi executado e as intercorrências que modificaram o plano.
Diferenças recorrentes entre homem-hora previsto e realizado podem indicar a necessidade de rever parâmetros utilizados no planejamento. A recorrência de determinados impedimentos pode mostrar um ponto de atenção no processo. Antecipações e atrasos também podem ser analisados considerando ativos, equipes, regionais ou tipos de atividade.
Dessa forma, o registro da execução não serve apenas para documentar o que aconteceu. Os dados acumulados também podem contribuir para os próximos ciclos de planejamento da manutenção.
Previsto x realizado no EqM Manutenção
O EqM Manutenção integra planejamento, programação, execução e acompanhamento da manutenção em um mesmo fluxo de informações, com rastreabilidade desde o planejamento da manutenção até a execução da atividade.
Além do cumprimento do plano, é possível acompanhar materiais previstos e utilizados, custos associados, homem-hora previsto e realizado, antecipações e atrasos, planos de investimento e o detalhamento das atividades por diferentes níveis da estrutura de manutenção.
As informações ficam disponíveis nas telas do sistema, em relatórios e dashboards de Business Intelligence (BI). Também é possível definir metas para o indicador e acompanhar o desempenho em relação aos valores estabelecidos.
Com isso, a equipe de PCM pode partir de uma visão consolidada do desempenho da manutenção e aprofundar a análise até identificar onde estão os desvios e quais informações estão associadas a eles.
Do indicador à gestão da manutenção
Acompanhar o previsto x realizado é mais do que comparar duas quantidades ao final de um período.
Em uma estrutura de manutenção com diferentes ativos, equipes, recursos e condições de execução, o valor do indicador está também na capacidade de explicar o resultado.
Quando planejamento e execução estão conectados, a gestão consegue identificar atividades não realizadas ou parcialmente executadas, antecipações, atrasos e impedimentos, além de analisar os recursos envolvidos e localizar onde os desvios estão concentrados.
O previsto x realizado deixa, assim, de ser apenas um percentual de cumprimento do plano e passa a fornecer contexto para o acompanhamento e a evolução do planejamento da manutenção.
O EqM Manutenção foi desenvolvido para integrar essas etapas e estruturar as informações geradas ao longo do processo, do planejamento à execução em campo.
Há mais de 30 anos, a In Forma Software desenvolve tecnologia para a gestão de ativos, acompanhando de perto os desafios de empresas que operam e mantêm estruturas complexas e distribuídas. Hoje, mais de 30 milhões de ativos são operados e mantidos por clientes com o apoio de nossas tecnologias, em segmentos como geração, transmissão e distribuição de energia.
Se os desafios abordados neste artigo fazem parte da rotina da sua manutenção, converse com nossos especialistas. Podemos conhecer o seu cenário e trocar experiências sobre como estruturar o acompanhamento do previsto x realizado e outros processos da gestão da manutenção.
Conheça o EqM Manutenção e as soluções da In Forma em www.informa.com.br/manutencao.
Colaboração técnica
Este conteúdo contou com a colaboração dos consultores da In Forma Software:
Alexandre Gouveia | Consultor | LinkedIn
Eduardo Jerônimo | Consultor
Rodrigo Souza | Consultor | LinkedIn